A obrigatoriedade de digitalização e preservação digital de documentos chegou aos cartórios. As novas exigências foram estabelecidas no dia 31 de julho de 2018 pela Corregedoria Nacional de Justiça (CNJ). A lista de sugestões para os cartórios, no entanto, vai além da versão virtual dos grandes livros de registro.

Segundo o Provimento n.º 74, que passou a vigorar no final do mês de outubro, os livros e todos os atos eletrônicos praticados pelos serviços notariais e de registro terão de ser arquivados sob garantia de segurança e integridade de seu conteúdo. A norma, então, define exigências mínimas de padrões de Tecnologia da Informação como uma garantia de continuidade e disponibilidade de dados da atividade. Neste sentido, os serviços em nuvem podem ajudar os cartórios, auxiliando-os a atingir o padrão sugerido pelo CNJ. Confira, a seguir, como isso é possível.

Contexto e segurança da informação para cartórios

A modernização dos cartórios contempla um conjunto de normas que buscam trazer mais segurança de dados para as serventias e um acesso maior para os cidadãos. O documento do Provimento n.o 74 utiliza como base as inspeções realizadas nos últimos três anos pela Corregedoria Nacional de Justiça nos serviços notariais e de registro do Brasil.

Esse trabalho detectou a vulnerabilidade e a situação de risco das bases de dados e informações dos cartórios e, consequentemente, a necessidade de investimentos para resolver esse problema.

Depois de estudos técnicos, a previsão de infraestrutura foi estabelecida para três faixas de arrecadação dos cartórios obtida por semestre: até R$ 100 mil, de R$ 100 mil a R$ 500 mil e acima de R$ 500 mil. O que é comum a todas as faixas é a adesão à computação em nuvem, conforme prevê um dos incisos do Provimento:

§ 3º A cópia de segurança mencionada no § 1º deverá ser feita tanto em mídia eletrônica de segurança quanto em serviço de cópia de segurança na internet (backup em nuvem).

A ênfase expressa no documento refere-se principalmente aos backups e ao armazenamento das mídias eletrônicas em local distinto das instalações do cartório, por uma questão de segurança física. Entretanto, podemos apontar vários pontos para os quais a nuvem contribui com as novas regras de segurança para os cartórios.

Como o cloud computing contribui com a segurança da informação nos cartórios

O dever de adaptação dos cartórios às normas da Corregedoria Nacional de Justiça parte da necessidade de políticas de segurança da informação que contemplem:

• – Confidencialidade;
• – Disponibilidade;
• – Autenticidade;
• – Integridade;
• – Mecanismos preventivos de controle físico e lógico.

Para atender a todas essas demandas, os cartórios têm a obrigatoriedade de desenvolver um Plano de Continuidade de Negócios (PCN). A medida envolve um conjunto de pessoas, atividades e tecnologias para a gestão e preservação dos dados e informações da organização.

Entre as medidas recomendadas está a adoção dos sistemas de backup, servidores virtuais, replicação de dados e outros recursos proporcionados pela computação em nuvem. Todos esses mecanismos podem assegurar e resgatar a informação em casos de contingência e/ou desastres vivenciados pelos cartórios.

Os processos do PCN são acionados em ocorrências de interrupção do serviço ou desastres e atendem a normas de interoperabilidade, legibilidade e recuperação a longo prazo na prática dos atos e comunicações eletrônicas.

Outra vantagem é que, com a nuvem, os dados dos cartórios podem ser acessados de qualquer lugar, independentemente da instalação de softwares. Ou seja, o PCN desenvolvido para a nuvem permite o estabelecimento de infraestruturas complexas de TI com melhores custos e benefícios.

Mais espaço de armazenamento e processamento para cartórios

A versão digital dos livros de registro e dos atos eletrônicos praticados pelos serviços notariais e de registro tem de ser acompanhada de cópia de segurança ao menos a cada 24 horas. Caso a base seja comprometida, as cópias de segurança devem permitir recuperação de atos até ao menos 30 minutos antes da interrupção.

Essas ações requerem a flexibilidade em relação às capacidades de expansão do armazenamento e de processamento encontradas na nuvem.

Necessidade de gestão especializada para a segurança de dados

Não apenas tecnologias, mas equipes preparadas também devem estar à frente desse processo de modernização dos cartórios. Os artigos 4 e 5 da nova norma determinam que as partes envolvidas nos serviços notariais devem acessar as bases de dados mediante autenticação por certificação digital ou biometria.

Além disso, os sistemas deverão ter sua própria trilha de auditoria, para detectar atos, falhas e responsáveis. Pelo menos dois funcionários do cartório precisam operar o sistema de backups, ou então uma empresa contratada deve assumir a manutenção dos serviços.

Se você atua em um cartório e deseja ter uma empresa como parceira para apoiar a sua serventia a atender aos requisitos apontados pelo CNJ, faça contato com um dos nossos especialistas. Podemos ajudar a sua serventia a tornar-se ainda mais segura e a seguir as boas práticas previstas no Provimento n.º 74.

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